TUGAS-TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB AM AJK PERSATUAN

 

HOME

TUGAS-TUGAS AJK / BIRO  DALAM PKKIUM DAN PERSATUAN SEUMPAMA:

Biro Multimedia dan Publisitii

Menyimpan maklumat ahli-ahli serta mengemaskini rekod keahlian persatuan dari semasa ke semasa.

Menubuhkan laman web atau blog persatuan, hebahan media sosial  serta mengemaskini laman-laman tersebut dari semasa ke semasa.

Bertanggungjawab ke atas segala perihal multimedia yang berkaitan dengan persatuan.

Bekerjasama dengan Biro Kebajikan & Kerohanian dan Biro Perhubungan & Urusan Luar dalam menyampaikan sebarang maklumat kepada ahli-ahli melalui medium multimedia.

Menjalankan sebarang tugas yang dipersetujui Majlis Tertinggi relevan dengan biro ini.

 

 Biro Perlembagaan dan Keselamatan

Sentiasa memantau perlembagaan agar sentiasa relevan dengan kepentingan ahli-ahli persatuan.

Menerima segala aduan mengenai perlembagaan dan membentangkan cadangan pindaan perlembagaan dalam mesyuarat agung jika ada, dan memasukkan ke dalam sistem https://www.eroses.gov.my/

Mengemaskini perlembagaan jika ada kelulusan Mesyuarat Agung.

Memastikan tugas-tugas pentadbiran persatuan dibuat mengikut peruntukan perlembagaan.

Memahamkan dan memberi tafsiran yang benar terhadap mana-mana perkara yang dinyatakan dalam perlembagaan sekiranya berlaku percanggahan tafsiran terhadap perlembagaan.

Menyediakan audit mengenai perihal harta benda milik persatuan kecuali kewangan untuk diserahkan kepada bendahari, setiausaha agung, dan presiden.

Bekerjasama dengan Biro Publisiti & Tugas-tugas Khas bagi merancang dan mengelolakan sebarang jenis mesyuarat atau perjumpaan rasmi antara ahli-ahli persatuan.

Menjalankan tugas yang dipersetujui mesyuarat dan relevan dengan biro ini.

 

 

Biro Ekonomi dan Jamuan

 

Bertanggungjawab memastikan sumber kewangan yang berterusan untuk persatuan.

Menguruskan tempahan dan penyediaan makan minum aktiviti rasmi persatuan seperti mesyuarat, lawatan dan sebagainya.

Menyediakan audit bagi kemasukan wang ke dalam dana persatuan untuk diberikan kepada bendahari,setiausaha agung,dan presiden setiap tiga bulan.

Mengenalpasti sumber-sumber kewangan yang strategik untuk menyalurkan wang ke dalam dana persatuan.

Merancang projek-projek bagi meningkatkan dana persatuan dan mengelolakan projek-projek tersebut bersama Biro Publisiti & Tugas-tugas Khas, Biro Akses dan Multimedia, Biro Perhubungan dan Hubungan Luar dan Biro Pembangunan Sumber Manusia.

Menjalankan sebarang tugas yang difikirkan relevan oleh mesyuarat dengan biro ini.

  

Biro Kebajikan 

 

Menguruskan bantuan dan hal berkaitan khairat kematian ahli dan keluarga.

Membantu urusan pinjaman kebajikan ahli.

Menjaga kebajikan ahli-ahli  dengan menyalurkan bantuan material atau tenaga kepada mana-mana ahli atau pihak kolej sekiranya difikirkan perlu oleh mesyuarat dan dipersetujui presiden.

Mengeratkan hubungan sesama ahli terutamanya diantara batch melalui program aktiviti yang sesuai dan dikelolakan bersama-sama Biro Publisiti & Tugas-tugas Khas.

Megeratkan hubungan yang akrab antara pihak Universiti  dengan persatuan.

Menjadi pengantara antara AJK Tertinggi ahli-ahli dalam segala urusan rasmi berkaitan kebajikan persatuan.

Menjalankan tugas yang yang dipersetujui mesyuarat dan relevan dengan biro ini.

 

 

 

 

Biro Lawatan, Perhubungan dan Urusan Luar

 

Menyimpan butir-butir dan rekod perhubungan dengan pihak luar.

Menjadi pengantara antara persatuan dengan pihak luar atau persatuan lain dan mewujudkan hubungan dengan persatuan-persatuan lain demi kepentingan bersama.

Menjadi medium publisiti dan hebahan bagi pihak persatuan pada setiap masa.

Menjalankan tugas yang dipersetujui Mesyuarat AJK Tertinggi dan relevan dengan biro ini.

 

Biro Logistik, Keraian dan Teknikal

Menguruskan tempahan ruangan mesyuarat dan program dengan kerjasama AJK berkaitan

Menguruskan susunatur fasiliti program dengan dibantu oleh biro lain.

Biro Publisiti dan Tugas-tugas Khas

 

Bekerjasama dengan biro-biro lain dalam merancang dan mengelolakan aktiviti-aktiviti yang dapat mencapai objektif persatuan.

Menyediakan butiran-butiran aktiviti yang dirancangkan untuk dibentangkan kepada AJK Tertinggi untuk diluluskan.

Menjalankan sebarang tugas yang tidak tersenarai dalam peranan biro-biro lain.

Merangka jawatankuasa kerja bagi melaksanakan sesuatu aktiviti bagi dibentangkan kepada presiden untuk dipersetujui.

Menyediakan sebut harga dengan biro-biro lain yang berkaitan dalam menjayakan sesuatu aktiviti untuk dibentangkan kepada presiden untuk dipersetujui.

Biro Pembangunan Insan dan Kerohanian

Menyediakan kursus dan taklimat yang berkenaan peningkatan motivasi dan pengkayaan insaniah.

Menyampaikan maklumat-maklumat yang boleh menambahkan ilmu kepada ahli

Biro Aset dan Cenderahati

Menguruskan hal ehwal kelengkapan persatuan

Menguruskan hal-hal berkaitan cenderahati 

Membantu dalam program berkaitan agihan kepada ahli

=====================================

Catatan- Biro terdahulu

KETUA BIRO PUBLISITI 

KETUA BIRO KEROHANIAN 

KETUA BIRO KEBAJIKAN & LAWATAN

 

Biro Logistik, dan Teknikal

=====================================

Catatan - Biro tambahan dalam Persatuan Penduduk / Surau 

Biro Wanita / Muslimah

Biro Belia / Remaja

Biro Makanan/Keraian

CONTOH TUGAS AJK PROGRAM OPEN DAY FKUM 2022 - 11.9.2022:

AJK JAMUAN	Merancang aktiviti makanan & minuman semasa program berlangsung.  Membuat kajian pasaran bagi jamuan, mengenalpasti vendor jamuan dan gerai2 mini bagi program.  Penyediaan jamuan bagi VVIP pada perasmian.
AJK  JEMPUTAN DAN PENDAFTARAN	Menyelaras pendaftaran peserta karnival.  Menyediakan senarai semak jemputan.  Merancang keperluan bagi pendaftaran prospect.
PROTOKOL	Merancang Aturcara Majlis.   Mengenalpasti pengacara majlis (Dr. Fazly Fattah) dan pembaca doa (En. Rudin).  Menyediakan skrip/teks ucapan VIP, pengacara majlis dll.
PROMOSI & VISIBILITI	Merancang Aktiviti Promosi & Keterlihatan Program Merangka & menyemak kandungan dan bahan hebahan promosi bagi program.
DEKORASI	Merancang keperluan dekorasi untuk program (termasuk penyediaan baju program bagi ahli).   Merancang keperluan cenderahati (menentukan jenis cenderahati, mendapatkan sebutharga, dll.)
AJK TEKNIKAL DAN LOGISTIK	Mengaturcara dan menyediakan keperluan logistik dan teknikal bagi program. (Booth, papan tanda arah, lokasi jamuan, khemah, kerusi dan meja, pentas, tapak letak kereta).  Menyediakan lakaran pelan booth, dll.)  Menyediakan keperluan ICT dan PA System bagi program.
AJK ICT MEDIA	Menyediakan bahan hebahan promosi (design poster, banner etc) bagi program.   Menyediakan khidmat pengambaran sepanjang program.  Membuat hebahan melalui platform media sosial rasmi fakulti.
AJK PAMERAN	Menyediakan senarai nama booth.  Membuat jemputan kepada pempamer.  Menyelaras keperluan bagi booth pameran.  Mengurus wakil booth pameran
AJK SETIAP JABATAN	Merancang pengisian dan keperluan bagi booth pameran bagi setiap jabatan.  Menyelaras keperluan lawatan ke makmal dan fasiliti jabatan.